Triết lý viết PRD: Khi Viết Cũng Là Một Cách Yêu Sản Phẩm

Trong hành trình làm sản phẩm, PRD (Product Requirements Document) là thứ gần như ai cũng phải viết, nhưng không phải ai cũng thực sự sống cùng nó.

PRD thường bị coi là một tài liệu kỹ thuật: để mô tả chức năng, để dev hiểu, để QA test. Nhưng với một người làm sản phẩm trưởng thành, PRD không chỉ là công cụ, nó là phản chiếu của tư duy người viết.

Trong thực tế, một PRD hiệu quả là một dạng tài liệu sống (living document), tập trung các hiểu biết, giúp đồng bộ các team sản phẩm, design, tech (và các bên liên quan khác) quanh ba thứ cốt lõi:

• Vấn đề cần giải quyết,
• Giải pháp đang đề xuất,
• và Kết quả mong muốn.

Định nghĩa này nghe rất đơn giản. Tôi viết bài này với một góc nhìn hơi khác thường: Mượn triết lý về ba cấp độ tình yêu của Osho, tôi muốn nói về ba cấp độ trưởng thành trong cách chúng ta viết PRD.

Vì tôi tin rằng việc bạn viết PRD như thế nào cho thấy bạn đang sống với sản phẩm ra sao, và chính cách bạn suy nghĩ về sản phẩm: sâu sắc, có trách nhiệm và kết nối là nền móng cho sự bền vững của một team làm sản phẩm thật sự. Nhưng làm sao để một tài liệu kỹ thuật có thể đạt tới mức độ đó? Chìa khóa nằm ở tâm thế người viết.

So sánh giữa “tình yêu theo Osho” và việc viết PRD nghe có vẻ lạ tai, nhưng thực ra lại có nhiều điểm tương đồng thú vị.

Dưới đây là các so sánh ẩn dụ.

Cấp độ 1: PRD theo định hướng đối tượng: “Stakeholder cần gì, tôi viết nấy”

Trong tình yêu ở cấp độ 1, Osho nói rằng: nếu bạn yêu một người chỉ vì họ đáp ứng điều kiện nào đó, thì đó chưa phải là yêu, mà là một dạng giao dịch cảm xúc. Bạn yêu vì người kia thỏa mãn nhu cầu của bạn. Khi nhu cầu không còn được đáp ứng, tình yêu dễ dàng tan biến.

Đây là kiểu tình yêu mà hầu hết chúng ta quen thuộc: yêu ai đó vì người ấy xinh đẹp, tốt bụng, tài giỏi, biết chia sẻ... Nói cách khác, tình yêu ở đây gắn với điều kiện, và vì có điều kiện, nên dễ dàng bị lung lay khi điều kiện đó thay đổi.

PRD ở cấp độ này thường được viết từ 1 template nào đó để note lại những gì đã research, đã thảo luận, để tránh sai sót, hoặc đơn giản là đáp ứng yêu cầu từ người khác. Bạn ghi lại đúng những gì đã được tìm kiếm, thảo luận như một bản ghi nhớ kỹ thuật.

PRD lúc này giống như một bản sao chép yêu cầu, không phản ánh bất kỳ suy nghĩ hay lựa chọn nào từ phía người làm sản phẩm.

Cấp độ 2: PRD theo định hướng chủ thể: “Tôi viết để team hiểu”

Ở cấp độ hai của tình yêu, Osho nói rằng: tình yêu không còn phụ thuộc vào đối tượng nữa, mà bắt nguồn từ chính bạn, từ phẩm chất bên trong. Bạn yêu vì bạn đầy ắp tình yêu, và bạn muốn chia sẻ điều đó với một ai đó, bất kỳ ai có thể tiếp nhận nó.

Tình yêu này ít đòi hỏi và mang lại nhiều nuôi dưỡng nội tâm, gần với tình bạn sâu sắc, đồng cảm, tin cậy.

Viết PRD lúc này cũng tương tự. Bạn bắt đầu viết không vì ai ép buộc hay phải gò bó vào 1 template nào đó, mà vì bạn muốn team hiểu.

Bạn không chỉ ghi lại cái gì cần làm, mà còn diễn giải vì sao nên làm điều đó, giải pháp này phù hợp ra sao, có những giả định nào và những rủi ro nào chưa rõ.

Bạn bắt đầu với vấn đề gốc (pain-point), bối cảnh người dùng, và dẫn team vào cách bạn đang tiếp cận nó.

Dấu hiệu thường thấy:

• Bạn viết từ góc nhìn người dùng, không chỉ từ checklist tính năng.
• Có giải thích vì sao chọn giải pháp này, loại bỏ giải pháp kia.
• Team đọc xong PRD và đặt thêm câu hỏi hay, vì họ đã thực sự hiểu.

Lúc này, bạn kể lại một cách mạch lạc câu chuyện mà bạn đang nhìn thấy trong sản phẩm. Một câu chuyện đủ rõ để người khác muốn tham gia và cùng làm cho nó tốt hơn.

Cấp độ 3: PRD là chính bạn: “Tôi sống cùng sản phẩm”

Tình yêu cấp độ ba theo Osho là tình yêu không còn cần đối tượng. Đây là tình yêu không phân biệt người - ta không yêu vì ai hay vì lý do gì, mà yêu chính là bản chất sống của bạn. Bạn là tình yêu. Đây chính là tình yêu thiền định, một dạng tình yêu tỉnh thức.

Nên khi ở cấp độ 1, nếu cảm xúc đó đến vì đối phương “đúng gu”, “hợp lý tưởng”, thì bạn đang yêu chính hình ảnh phản chiếu của kỳ vọng mình đặt ra. Nó cũng giống như bạn sao chép 1 template PRD và nghĩ rằng cứ dùng template là được.

Tình yêu càng trưởng thành, càng trở nên ít điều kiện, và khi đạt đến tỉnh thức, nó trở thành một trạng thái sống, không còn phụ thuộc vào ai hay điều gì.

Viết PRD ở cấp độ này cũng là một hành vi toàn vẹn như vậy.

Bạn không cần đợi người khác giao task mới viết. Bạn viết PRD như một thói quen của người thấu hiểu, như một dòng chảy tự nhiên của tư duy sản phẩm. PRD bây giờ là luồng suy nghĩ chung của cả team: luôn được update, tranh luận, và tự phát triển theo sản phẩm.

Ở cấp độ này, bạn không còn xem PRD là tài liệu để hoàn thành, mà là một phần của cách bạn suy nghĩ và làm sản phẩm mỗi ngày.

Dấu hiệu thường thấy:

• PRD được cập nhật liên tục theo tiến độ khám phá và triển khai.
• Team xem PRD là nguồn tham chiếu đáng tin, không cần hỏi lại mọi thứ mà chỉ cần double check.
• Bạn viết PRD không còn thấy mệt, thấy nặng nề vì trách nhiệm, vì lười viết mà thấy rõ ràng, tập trung, và nhẹ đầu hơn trước rất nhiều.

Bạn chỉ làm cho mọi thứ trở nên sáng rõ, để ai cũng thấy mình trong đó, và biết nên làm gì tiếp theo.

Tại sao chúng ta thường mắc kẹt ở cấp độ 1: cả trong tình yêu lẫn khi viết PRD?

Bạn có thể đang tự hỏi: “Nghe ba cấp độ rất hay, nhưng sao tôi thấy mình (và cả xung quanh) hầu như đều ở cấp 1?”

Câu hỏi đó không chỉ đúng, mà còn sâu sắc. Bởi vì cấp độ 1 là nơi mà tất cả chúng ta đều khởi đầu, trong tình yêu và cả trong nghề sản phẩm.

Trong tình yêu, vì sao ta kẹt lại ở cấp độ 1?

Để lý giải, tôi dựa vào 3 góc nhìn:

Đầu tiên, xã hội dạy ta yêu có điều kiện. Ta học cách chọn người "xứng đáng", "phù hợp", "ổn định" mà ít khi học cách trao đi mà không mong nhận lại.

Tiếp theo, ta yêu từ sự thiếu thốn. Khi bên trong còn nhiều nỗi sợ, khoảng trống, tổn thương, nội tâm chưa ổn định, ta chọn yêu để được lấp đầy, không phải để được tự do.

Và thứ ba, khi không được đáp lại đúng kỳ vọng, ta rút lui, đóng bản thân lại, sợ yêu. Cứ thế, ta lặp lại vòng xoáy: yêu - kỳ vọng - thất vọng - khép mình.

Trong viết PRD, cũng có những lý do tương tự:

Nhiều PM mới vào nghề chỉ được giao viết PRD như một công việc kỹ thuật, ghi lại yêu cầu, mô tả tính năng, chứ không được xem là người dẫn dắt tư duy sản phẩm.

Môi trường thường đo bằng số lượng task hoàn thành hay tốc độ ra feature, nhưng ít ai đánh giá một PRD có rõ ràng, có kết nối hay có giúp team hiểu vấn đề không.

Hiếm người được dạy rằng: viết PRD không chỉ là để người khác hiểu, mà còn là cách để bạn hiểu rõ chính mình, hiểu rõ vấn đề, người dùng, và lựa chọn bạn đang đưa ra.

Và đó là lý do: biết mình đang ở cấp độ nào cũng đã là một bước trưởng thành

Không phải ai cũng bắt đầu từ cấp độ 3 ngay lập tức, điều đó là bình thường. Nhưng ai cũng có thể tiến lên phía trước, nếu họ sẵn sàng nhìn lại một cách trung thực.

Nếu bạn mở PRD ra và nhận thấy đang ở cấp độ 1, đừng tự trách mình. Chỉ cần hôm nay bạn dừng lại vài phút để tự hỏi:

• “Mình có thể viết PRD tốt hơn không?”
• “Làm sao để nó rõ ràng hơn, dễ hiểu hơn cho cả team?”

Bạn có thể làm gì sau khi đọc bài này?

Hãy thử mở lại một PRD bạn từng viết và tự hỏi: “Mình đang ở cấp độ mấy trong ba cấp độ này?”

Rồi chọn một đoạn nhỏ để viết lại, không cần dài, chỉ cần rõ ràng, mạch lạc và có chủ đích, như thể bạn đang kể lại một vấn đề mà cả team cần hiểu.

Sau đó, bạn có thể gửi bài viết này cho một người làm cùng sản phẩm, có thể là dev, designer hay PM, và hỏi họ một câu đơn giản: "Đoạn PRD nào team mình từng viết là rõ ràng và dễ hiểu nhất?"